La información que llega a la empresa procede de diferentes canales, por email, entrega en la recepción, por correo, entrega personal, por vendedores, clientes, proveedores, cobradores, mensajeros y ejecutivos, entre otros. También se obtiene información generada dentro de la empresa como facturas, pagos, brochures (folletos) de ventas, email, hojas de cálculo; en fin, una gran variedad de información que todos los negocios crean en el curso del trabajo diario.

Como consecuencia, grandes volúmenes de información quedan sin estructura y terminan repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Para mantener todo esto organizado, las empresas deben establecer reglas para crear documentos e implementar un Sistema de Gestión de Documentos (SGD).

¿Cuáles son las ventajas de las soluciones SGD?

Para que un SGD funcione de manera efectiva se deben establecer políticas claras acerca de la producción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final, porque cada decisión que se tome con el tratamiento de cada uno de los documentos tiene efectos en el patrimonio documental.

La tecnología ha permitido que la información, independientemente de ser un documento, archivo, un dato o contenido, se conciba de manera electrónica bajo sistemas de información asociados al control de documentos.

Este proceso significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel; con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central.

Un SGD almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario en una ubicación central. La empresa decide qué empleados pueden tener acceso a los documentos mediante un mecanismo de concesión de permisos.

Además, puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos debido a que automatiza las funciones y proporciona una imagen global de los procesos de trabajo. Este control permite seguir las tareas incompletas, determinar las que ya se han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo.

Aún son muchas las empresas que almacenan su información en archivos físicos, y la posibilidad de que el archivero termine perdido es alta. Los sistemas SGD establecen copias digitales de los documentos en papel, por lo que el riesgo de pérdida se disminuye. La empresa puede tener la certeza de que toda su información está segura, ubicada en un mismo sistema. Inclusive, se pueden almacenar hasta en la nube. Así es que, ante cualquier desastre, la información siempre se podrá recuperar.

La organización de la información permite que los documentos sean distribuidos tanto en forma interna a través de la creación de grupos, como externa con proveedores y clientes. Esta característica ya no hace necesarias memorias USB o emails con versiones diferentes del documento, ya que cada alteración lo actualiza.

Cuando el documento está en la localización central, múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo. Según las autorizaciones, varias personas pueden alterar el documento e inmediatamente se verán los cambios.

Para evitar errores en los cambios al documento, el sistema mantiene un historial de las diferentes versiones en donde se puede recuperar información, eliminarla o añadirla.

La oferta de Sistemas de Gestión Documental es muy amplia, con diversidad de precios, características, fabricantes, modelos e inclusive se puede seleccionar según el sector al que esté enfocado la empresa.